Pour les entrepreneurs, le statut du parc informatique où s’effectuent au quotidien des tâches professionnelles est crucial. Des ordinateurs obsolètes qui sont inactifs ou qui fonctionnent mal peuvent nuire à la productivité de l’entreprise et entraîner le chômage technique des employés. De plus, une fois que les machines commencent à vieillir, ou si leur niveau technique est différent, la nécessité d’utiliser des connexions réseau de haute qualité et des logiciels constamment mis à jour peut devenir un obstacle. Cependant, le coût d’acquisition ou de rachat constant de nouveaux équipements est particulièrement élevé, tout comme l’embauche de personnel spécialisé dans la gestion informatique : il s’agit donc d’un poste de dépense lourd et critique pour l’entreprise, et l’entreprise n’a pas toujours la solution de gérer le temps. Cependant, il existe une solution : louer du matériel informatique.
L’importance des équipements informatiques dans votre société
Une fois que vous envisagez de démarrer une entreprise, que ce soit une microentreprise, une PME ou un TPE, vous devez acheter du matériel informatique (même au strict minimum). Sans cela, vous ne pourrez pas effectuer toutes les activités. Autrement dit, afin d’assurer le développement de votre entreprise, vous devez investir un certain budget pour acheter ou louer du matériel informatique adapté pour votre société sur pigs-informatique.be.
De manière très simple, le parc informatique regroupe tout le matériel informatique et matériel dont vous avez besoin dans vos activités professionnelles. Ceci comprend :
- Poste informatique (fixe ou portable),
- Serveurs et équipements réseau,
- Appareils mobiles (tablettes, téléphones intelligents),
- Périphériques (imprimante, scanner, photocopieur, appareils photo, tablettes graphiques, etc.),
- Logiciels et applications (avec licences respectives).
Avantages de la location de matériel informatique
Il y a plusieurs avantages à louer votre matériel informatique :
- Avantages comptables et fiscaux : Contrairement à l’achat, le crédit-bail ne fixe aucune part du capital de l’entreprise ni n’implique de taxe sur la valeur ajoutée sur les prix des équipements. C’est une solution alternative qui permet d’éviter les sorties de trésorerie trop importantes de l’entreprise, de privilégier les mensualités dans le temps, voire de s’adapter à la trésorerie. Le matériel informatique est alors inclus dans le budget de fonctionnement de l’entreprise, plutôt que dans son bilan. Ainsi, les entreprises peuvent augmenter leur pouvoir d’achat en proposant des loyers fixes au lieu de mobiliser temporairement des sommes importantes.
- L’avantage de la flexibilité : la location, qu’elle soit ponctuelle ou non, vous permet de remplacer votre matériel informatique et de mieux vous adapter au développement de l’entreprise. Plus flexible, l’entreprise peut se doter d’outils adaptés à ses besoins (logiciel graphique, processus de budgétisation…) sans avoir à acheter de nouveaux équipements coûteux au comptant. C’est ce qu’on appelle un bail « évolutif ».
- Avantages de la performance technique : Au lieu d’investir dans un parc informatique où la valeur de l’achat diminuera avec le temps ou risque d’être remplacée pour cause d’obsolescence, la location de matériel informatique permet de mettre à jour tout ou partie de son matériel informatique sans modifier le coût de la location. En effet, les services de location des fabricants d’ordinateurs et les loueurs eux-mêmes assurent la mise à jour des flottes qu’ils mettent à disposition des clients. Ainsi, pour la même mensualité, l’entreprise dispose du matériel le plus récent et n’a pas besoin de le remplacer par elle-même.
Avantages d’acheter du matériel informatique
Il y a aussi certains avantages à acheter du matériel informatique :
- Avantage stabilité : Une fois le coût d’achat initial estimé et payé, l’entreprise n’a plus qu’à payer la maintenance de son équipement informatique.
- L’avantage de la durée : Pour les TPE et les petites et moyennes entreprises qui n’ont pas besoin de parcs informatiques performants, si le matériel est utilisé de manière basique sans fonctions spécifiques, l’investissement peut être rentable. Ainsi, un même ordinateur peut être réutilisé par plusieurs équipes différentes jusqu’à ce qu’il soit enfin « recyclé ».
Bref, le choix de louer ou d’acheter du matériel informatique dépend principalement des activités de l’entreprise et de la gestion de son budget. Si un TPE ou une PME a besoin de remplacer régulièrement du matériel informatique pour s’adapter aux évolutions de son secteur, ou si sa trésorerie ne peut couvrir les coûts d’achat initiaux excessifs, le leasing est la solution idéale. Au contraire, pour les entreprises qui ne nécessitent pas de matériel informatique innovant et peuvent se permettre un investissement initial important, l’achat est une solution pérenne.
Quels sont les différents types de contrats de location ?
Il y a 2 possibilités pour vous d’utiliser :
Contrat sans option d’achat
- Demande ponctuelle : pour des événements ou événements de courte durée (salons, séminaires, showrooms, chantiers…).
- À long terme : Prévoyez plusieurs années pour l’entreprise. Dans ce cas, le contrat doit préciser le montant du loyer, la durée de financement et la fréquence de paiement (mensuelle, trimestrielle).
Contrat avec option d’achat
Il permet aux entreprises de racheter du matériel à la fin de la période de location. Dans ce cas, le prix de rachat doit être déterminé lors de la signature du contrat. Ce contrat est très indésirable, car vous souhaitez racheter du matériel ancien qui deviendra bientôt obsolète.